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2015年5月号

三重県のマイナンバー制対応ならお任せください!

マイナンバー制に関するご質問やご依頼が多くなってきました。テレビCMや新聞広告の影響は大きいもので、昨年までは一部の業界や企業でしかほとんど話題になっていなかったマイナンバー制度も、年明けから春にかけてかなり関心を持つ人が増え、企業経営に関わる人についてはほぼ例外なく「関心がある」と答えられる状況になっています。

政府は「マイナンバーを聞いたことがない人を減らす」「マイナンバーの準備を始めている事業者を増やす」という方針を示していますが、企業経営上の問題にも直結する事業者に関するかぎりでは、確実に関心が高まってきているといえるでしょう。

 

私自身も春先からマイナンバー制について講師を務めさせていただいており、5月23日を皮切りに自主開催のセミナーを始めるほか、今後も公的団体等で登壇させていただく機会が増えていきそうです。

https://www.nudec.jp/news/4374.html

マイナンバー制の周知啓蒙にあたっては、社会保障制度の専門家であり企業の人事労務管理に通じた社労士が重要な役割を担う場面も多いと思います。地元三重県でマイナンバー制に通じた社労士として地域貢献できるよう、しっかり取り組んでいきたいものです。

 

 

 

マイナンバー(個人番号)の通知は10月5日から始まることが明らかにされ、住民票を持つすべての人に12桁の番号が記載された「通知カード」が送付されることになります。ただし、簡易書留で送られる通知カードは、郵便局が取り扱う1年分の郵送物の量にも匹敵するといわれています。何らかの混乱が起こることは避けがたいと思いますので、完全に定着するまでには相当の期間がかかることが予想されるでしょう。

 

通知カードに関して企業側が留意すべき点は、次の3点です。

①10月に通知カードが送付されることについて従業員への周知
②住民票の所在地に居住していなかったり、郵送物が届かない人についての対策
③通知カードを個人番号カードに引き換える手続きについての周知

特に①②については10月の通知カード送付に先立つ対応となりますので、従業員教育も含めた企業としてのマイナンバー対応の指針を早期の段階で打ち出していきたいものです。

 

 

マイナンバーは当初は社会保障、税、災害対策の3つの分野に限定して利用されますが、将来的にはe-Taxなどの電子申請、印鑑証明書や戸籍謄本の取得、民間企業におけるインターネットバンキングやインターネットショッピングにも利用されることが想定されています。

この点においても従来の住基カードのように一部の人しか利用しない制度とはならず、将来的には日常生活にも欠かせない存在になる可能性が高いといわれています。行政機関への手続きに必要という視点にとどまらず、新たな時代への対応という認識でが労使が一体となって取り組んでいく必要があるでしょう。

 

 

マイナンバーの導入は2016年1月から開始され、税関係と社会保障のうちの雇用保険については同時にマイナンバーへの記載が始まりますが、社会保険関係については1年後の2017年1月からスタートすることになります。各制度ごとの様式の変更(案)についてもすでに発表されていますが、雇用保険のようにほとんど様式変更がないものもあれば、社会保険のように様式自体が一新されるものもあるため、実務担当者を中心にあらかじめ情報をつかんでおくことが大切です。

 

各種手続きについてのマイナンバー記載に関して不安を持つ人も多いですが、当面は個人番号欄への記載がなくても手続き自体は認められます。ただし、実務対応の移行にあたっての経過期間がおかれるのは当然としても、数年後には完全に移行するのは間違いないだろうといわれています。マイナンバー記載によって社会保険関係の一部様式には住所の記載が不要となるなどの変更も想定されていますので、将来的には手続き自体の簡素化につながることは間違いありません。

 

 

雇用保険の新旧様式案(資格取得届)

 

社会保険の新旧様式案(資格取得届)

 

マイナンバー制の実施にあたって企業の対応の中でも最も大きな変化となるのが、採用時の本人確認です。2016年1月以降に入社する従業員については、採用時に本人確認が求められることになります。パートタイマーやアルバイト等も含む全従業員(派遣労働者については派遣先)が対象となりますので、多店舗展開するなどでパートタイマーやアルバイトを支店や支社などの拠点ごとに採用している場合には、採用手続きの仕組みを根本的に再構築する必要が出てきます。

採用時の本人確認にあたって求められるのは、次の2点です。

①カードが本当に本人のものかどうか?
②カードの持ち主と符合するか否か?

 

①は通知カードか住民票(番号付き)によって確認します。②は運転免許証やパスポート等によって確認しますが、写真付きのものは1点で差支えありませんが、写真なしのもの(健康保険証等)の場合は2点以上が必要となります。「雇用関係があり、人違いでないことが明らかな場合」は②は省略できるとされますが、その確認の前提となる資料等の整備については万全の管理保存を行うことが求められるのはいうまでもないでしょう。

 

 

マイナンバーは究極の個人情報となることから、それを取り扱う企業には相当の義務が求められ、法的な根拠に基づいて特定個人情報保護委員会という専門の委員会がおかれることで、ガイドライン(事業者編)に基づいた厳格な指導が行われることになります。

安全管理措置の中でも最も分かりやすいものが、委託に関するルールです。企業は個人番号関係事務の全部または一部を外部に委託することができますが、その場合は「自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督」が義務付けられることになります。

 

 

 

分かりやすくいえば、委託先の安全管理措置にも自社と同じ責任を負うということです。一見すると当たり前のように思いますが、委託先に生じた法的な責任も負うということになりますので、万が一にも委託先で何らかの問題が起こったときのダメージは計り知れないことになります。もちろん委託している以上は委託先の責任だという言い訳はできませんし、子会社などの場合も基本的に同じ構図ということになります。

 

 

マイナンバーを他人に提供することは禁止されており、民間事業者や個人を対象とした罰則も設けられています。各企業には、個人番号の「目的外保管の禁止」への対応、個人番号が記載された書類・帳票等の法定保存期限到来後の速やかな廃棄、書類・帳票等の保存方法の見直しなどの措置を徹底することが求められることになります。

これらは、書類やパソコンの管理などの物理的安全管理措置や、セキュリティーなどの技術的安全管理措置とともに、企業としての基本方針の策定や取扱規程の策定、人材教育や職務分掌などの人的・組織的安全管理措置を講じることで全体として徹底できることになります。
中でも、特に必要になってくるのが、マイナンバー取扱いに関する社内規定の策定(就業規則の変更)です。源泉徴収事務を取り扱うことを目的に取得されたマイナンバーは従業員の包括的な同意がなければ社会保険や雇用保険関係の手続きには利用できませんが、そのための根拠にもなるのが取扱規程(就業規則)です。

基本的には就業規則の本体の見直しに加えて、以下のような規程を整備する必要が出てきます。

・特定個人情報に関する基本方針
・個人情報取扱規程
・特定個人情報取扱規程
・本人確認の措置に関する基本規程

 

若干細かいように感じられるかもしれませんが、マイナンバーは個人情報保護法とは異なり、基本的にすべての企業や個人事業に適用される制度です。事業規模や法人、個人事業の別、業種業態などに関係なく何らかの措置が必要になりますし、むしろ従来から情報管理への体制構築が十分とはいえない零細企業、個人事業の方が対応の必要性が高いともいえるでしょう。

 

 

 

私たち社労士法人(事務所)も、もちろん例外ではありません。むしろ、地域の企業から信頼される委託先としての責任とそれに見合った体制構築に関しては、率先した役割を果たしていく必要があると考えています。従来は社会保険・雇用保険関係の事務や給与計算は、社労士の資格の能力担保があれば一定の信頼をもとに業務の推進が可能な時代でした。今後は状況は一変し、それに加えて委託先としての信頼性と適格性が求められる時代になると考えます。

①社労士法人(法人組織)であること、①外部の第三者機関による認証を持つこと、③マイナンバー制に関する知識能力を持ち周知啓蒙的役割を果たすこと。これらの要素を満たして信頼される委託先として地域に貢献できるよう、真摯に取り組んでいきたいと思います。

三重県におけるマイナンバー対応について少しでも地域に貢献すべく努めて参りますので、お気軽にお声がけご相談をいただけますと幸いです。

社会保険労務士法人ナデック
代表社員 小岩 広宣

マイナンバーについて (ナデックからの情報発信)

新年度から労働法改正ラッシュ、そしてマイナンバー制へ~
マイナンバー制度への対応は大丈夫ですか?

 

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